À quelle fréquence le courrier numérisé est-il envoyé ?
Généralement, le courrier numérisé est envoyé toutes les 48 h.
Numérisation du courrier
Vous souhaitez vous décharger de la gestion de votre courrier pour vous concentrer sur votre métier ? En misant sur la numérisation de votre courrier, vous gagnez un temps précieux tout en améliorant votre organisation et en fluidifiant l’information.
Gagnez un temps précieux, en numérisant votre courrier
Lorsqu’on est entrepreneur ou gérant d’une entreprise, certaines tâches se révèlent chronophages et nous empêchent de nous concentrer sur des tâches à plus forte plus-value. C’est le cas de la gestion du courrier, pourtant indispensable pour assurer la continuité et la qualité d’une activité entrepreneuriale ou commerciale.
Confier la numérisation de son courrier à une société de domiciliation est une solution qui vous fera gagner du temps. C’est aussi une solution pratique si vous vous trouvez dans l’un de ces cas de figure :
- Vous êtes fréquemment en déplacement ? Vous enchaînez les rendez-vous clients et êtes souvent absent ? Gagnez un temps précieux en évitant de vous déplacer pour récupérer votre courrier et faites-le numériser pour pouvoir le consulter directement depuis votre espace en ligne.
- Vous exercez chez vous mais vous souhaitez préserver votre intimité en ne mentionnant pas votre adresse personnelle ? Indiquez à vos expéditeurs une adresse de domiciliation où votre courrier sera réceptionné. Puis déléguez la numérisation de vos plis.
Fluidifiez l’information, améliorez votre organisation
La numérisation est un atout au service du classement et du tri de votre courrier. Vous pouvez simplement stocker les documents reçus sur votre ordinateur ou sur un espace virtuel grâce au Cloud. Ensuite, il vous sera facile d’y accéder n’importe où et n’importe quand, même lorsque vous n’êtes pas sur votre lieu de travail. Cette solution vous facilite le quotidien en réduisant vos tâches administratives.
Si votre entreprise comprend plusieurs personnes ou services, le tri du courrier est également précieux pour vous faire gagner du temps. Les documents triés et numérisés peuvent ainsi être distribués directement aux personnes concernées. Cela vous évite une distribution physiquement qui peut être fastidieuse et qui peut altérer la fluidité des échanges d’informations au sein de l’entreprise.
Numérisation du courrier : comment ça fonctionne ?
Dès la réception de vos courriers, ceux-ci sont ouverts, mis à plat, triés puis scannés. Les versions numérisées sont ensuite indexées et contrôlées, avant de vous être envoyées sous format PDF. Généralement, vous les recevez dans votre boîte mail ou au sein d’un espace client sécurisé. Cette solution réduit considérablement le risque de passer à côté d’informations importantes.
La numérisation de votre courrier avec JEA
Lettres, contrats, factures : votre courrier est ouvert et trié mécaniquement, dans le respect de certaines dispositions relatives à la confidentialité et à la sécurité de vos informations. Puis il est scanné toutes les 48 h afin de vous être adressé sur un espace sécurisé en ligne.
Quant aux courriers originaux, ils restent à votre disposition si vous souhaitez les retirer sur place. Au besoin, vous pouvez aussi opter pour un forfait incluant leur réexpédition une fois par mois.
Formules & Tarifs
Des formules de domiciliation et des options de courrier adaptées à vos besoins
Questions fréquentes
Peut-on se débarrasser des originaux papiers ?
Depuis 2016, les copies certifiées “fiables” ont le même caractère probant que les originaux. Sous respect de certaines normes et certifications, il est possible de créer des copies fiables qui permettent de se débarrasser des originaux.